每封信函在本质上都是一封促销信，每写一封信就是在推销一样东西：产品、公司形象、企划或是你自己。好的信函应该是长短适中、亲切得宜、周到清晰及自然有趣。虽然写信没有什么千古不易的金科玉律，但是如果你尽可能地遵循下列六项原则，大多数人都会给你善意的回应：
1．谨记善意与商誉；
2．切勿连篇累牍；
3．用词力求简明生动；
4．选择个人化的亲切称谓；
5．强调正面意义；
6．使用正确的书信格式。
书信格式的要求
常见的书信格式有六七种之多可供选择。虽然少数的一些企业会选定一种书信格式，要求全公司上下统一，但一般来说，要采用哪一种书信格式通常还是由作者自行决定。最常见的格式则有半齐式、齐式与左齐式三种。
半齐式：使用这种格式的时候，日期与结语问候这两栏都是靠中间对齐；=正文的每一段开头则空出五格。
齐式：齐式与半齐式大致相同，唯一的差异是齐式书信的正文每段都无需空格。
左齐式：在这样的格式里，信中的所有文字，包括日期、地址、信首的称谓、段落的开头、结语的问候，还有作者的署名等等，都必须靠左对齐。
如果你使用的是空白信纸书写私人信函，那就得在信纸的上端写下自己的住址与写作日期。在半齐式或齐式的格式里，这些信息应该置于接近信纸上端的中央部分。例如：
708 West Pine Street
Midland，Texas 79701
June 30．19 一
(Mr．Newton's address here)
Dear Mr．Newton：
假使你采用全齐型的书信格式，那你的住址与写作日期就应该像下面的范例一样靠左与全文对齐：
Cambridge Court，Apt．9-B
471 9 McPherson Avenue
St．Louis．Missouri 63108
February 16．19 一
(Ms．Young's name and address here)
Dear Ms．Young：
称谓、结语问候和署名
a．称谓
如果你知道收信人的姓名，那就应该直接用姓氏或名字称谓。
例如：
Dear Andy(通常只有私人朋友或熟识的生意伙伴才会直呼其名)
Dear Mrs Gibbs
Dear Dr．Breedlove
Dear Professor Quinlan
Dear Miss Diaz
Dear Ms．Williams(使用 Ms．是因为你不清楚对方女性是否已婚，或是你确定她喜欢这样的称谓)
如果你只知道对方的职务，像是采购经理、人事主任、总裁等等，或是根本就是毫无头绪的时候，可以使用以下的称谓：
Director of Personnel
Leverett Products Corporation
1112 N．W．Lovejoy
Portland，Oregon 97209
Dear Sir or Madam：
人事主任
莱弗里特产业公司
拉福究颐路 西北段 1112 号
波特兰市俄勒冈州 97209
敬启者：
如果你不是写给个人，而是写给一个机构或公司，那就应谚用这样的称谓：
Windsor Knitting Mills，Inc．
295 Magnolia Avenue
S1)artanburg，South Carolina 29301
Ladies and Gentlemen：
温莎针织公司
木兰街 295 号
斯巴达堡 南卡罗莱纳州 29301
各位女士、先生：
b．结语问候
几乎所有的商业书信都会用到结语的问候。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定。
亲切的结语问候：
Sincerely，sincerely yours，Very sincerely yours，
Cordially，Cordially yours，Very cordially yours，
正式的结语问候：
Yours very truly，Very truly yours，
Respectfully yours，(特别用于地位尊崇的收信人)
轻松的结语问候：
Best wishes， Cheers!
Warrant regards， See you in Phoenix!
在典型的商业书信里，一般偏好用 Sincerely yours 或 Cordially yours 作为结语的问候。
c．署名
由于公函文体正式，即使你本人认识收信人，通常也要签上全名。如果信是计算机打出来的，习惯上也得亲自签名，不过在签名底下再打上姓名。
