公司档案管理制度

档案管理制度

1、员工档案是指员工进入公司建立的员工人事档案，是全面考察、了解和正确考评、使用员工的重要依据，是人力资源管理工作的重要组成部分。

2、公司员工档案属公司秘密，公司人力资源部根据国家有关档案管理制度规定及公司的客观需求予以管理。

3、员工档案内部材料包括：

（1）员工自荐求职材料、求职登记表、；

（2）员工人事档案表、面试评价表、上岗试用登记表、试用协议、保密协议、经济责任担保书、试用期工作跟踪表、试用期评估报告；

（3）学历证、学位证、身份证、计算机、外语等级证书、职称证书、各种资料以及其他相关证件的复印件；

（4）员工转正申请工作总结、转正申请、试用期评估表、劳动合同；

（5）员工岗位异动登记表及异动交接、晋级晋升等手续；

（6）其他反映员工工作信息的材料（如：述职报告、培训记录、奖惩记录等）。

4、员工档案材料的收集与保管

（1）公司各部门文员应主动将平时形成的公司员工应归档材料及时送交公司人力资源部；

（2）公司人力资源部可根据需要和档案材料欠缺情况，通知各部门有关人员进行补充；

（3）存档材料要真实准确、完整齐全、文字清楚；

（4）公司人力资源部对收集到的归档材料按规定进行整理、装订按员工类别、序号进行保管。

（5）公司人力资源部每半年对员工档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。

（6）每年年底清理当年离职员工档案、三年后销毁。

（7）劳动人事档案，试用期人员的档案在试用期间不归案，待试用期满签订劳动合同完毕后，由人事专员负责统一归案。

（8）对员工人事户口档案公司不接纳，如需要公司协助办理接收手续，由公司人力资源部协助地方劳动部门办理。

5、查阅、借阅员工档案的人员须是公司中级以上管理人员，且只能查阅其下属的档案。查阅、借阅员工档案须填写“档案查阅登记本”档案借出不超过1个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。