Excel中有很多快捷键及技巧，学会它们能够使我们的工作事半功倍，但是，这么多快捷键及技巧，究竟要学习哪些呢？

本文精选了18个数据分析中常用的Excel快捷键及技巧，分两部分讲解：常用Excel快捷键和常用Excel技巧。

一、常用Excel快捷键

1、Ctrl+方向键

对单元格光标快速移动，移动到数据边缘（空格位置）。

例如，Ctrl+向右的方向键，将单元格光标快速移动到数据区域的右侧边缘。

例如，Ctrl+向下的方向键，将单元格光标快速移动到数据区域的下侧边缘。

2、Ctrl+Shift+方向键

对单元格快速框选，选择到数据边缘（空格位置）。

例如，Ctrl+Shift+向右的方向键，快速选择单元格所在的行区域。

例如，Ctrl+Shift+向下的方向键，快速选择单元格所在的列区域。

3、Ctrl+A

全选数据，选择整个数据区域。

例如，选中数据区域任一单元格，Ctrl+A即可全选数据区域。

4、Ctrl+Shift+L

给表格添加筛选，可以通过快捷键Ctrl+Shift+L实现。

5、Ctrl+Z

撤回当前操作，如果不小心修改或者删除了数据，可以通过Ctrl+Z进行撤销。

6、Ctrl+S

快读保存，你懂的。

Excel有自动保存的功能，默认为10分钟，我们可以设置自动保存的时间为1分钟。

菜单【文件】-【选项】，找到【保存】，修改时间间隔为1分钟即可，如下图所示。

7、Alt+Enter

Excel中有两种换行方式：自动换行和手动换行。

自动换行：设置【自动换行】，通过调整列宽进行换行，如下图所示。

手动换行：通过Alt+Enter在指定位置处换行，如下图所示。

8、Alt+=

有时候，需要计算数据区域行、列的总和，可以通过Alt+=进行快速求和，用法如下图所示。

选择【冻结窗格】后，上下滚动查看数据，第一行始终保持不动，左右滑动查看数据，第一列始终保持不动。

2、数据有效性

数据有效性，也叫数据验证，即限制单元格的输入。

例如，在表格中输入性别时，可以采用如下方式。

如何实现这种效果呢？很简单。

第一步：选择需要添加数据验证的单元格区域，菜单【数据】-【数据验证】。

第二步：在打开的窗口中，【允许】选择【序列】，【来源】选择上方准备好的数据区域。

单击【确定】按钮即可。

3、分列

分列，即把一列分开，这是最基本的用法。

例如，有以下数据，地址中间有分隔符"-"，通过分列可以将这一列分成三列。

菜单【数据】-【分列】，如下图所示。

点击【分列】后，出现【文本分列向导】对话框。

第1步：不用选择，用默认的【分隔符号】。

第2步：勾选【其他】，输入符号"-"，下方的数据预览显示出分列效果。

单击【完成】按钮，得到最终的分列结果。

分列，还有一个重要的作用，数据格式的转换。

例如，有以下日期数据，格式杂乱无章，我们希望统一为日期的某种格式，例如2016/1/1。

由于以上日期其实是一堆字符串，并不是日期格式，所以调整日期格式不起作用。

这时候，可以借助于分列来批量转换数据格式。

选中日期数据区域，选择菜单【数据】-【分列】。

点击【分列】后，出现【文本分列向导】对话框，什么也不用做，直接下一步、下一步，到第3步。

在第3步中，选择【日期】，列数据格式选择YMD，即年月日，如下图所示。

单击【完成】，即可得到统一的日期格式，如下图所示。

4、条件格式

条件格式就是让数据看起来更加直观，常用的条件格式有数据条、色阶等。

例如，下图中蓝色的表示数据条，通过数据条的长度来反映数据的大小；红色的表示色阶，通过颜色的深浅来反映数据的大小。

给数据区域添加数据条或色阶也很简单，菜单【开始】-【条件格式】，选择数据条或者色阶即可。

5、数据去重

数据去重是数据分析中很常用的操作。

在Excel中进行数据去重有三种常用的方法：菜单法、条件格式和公式标记法。

第一种：菜单法

例如，有以下数据，如果只看前两列，有不少重复值。

全选数据区域，选择菜单【数据】-【删除重复值】。

在【删除重复值】对话框中， 选择去重的列，这里选择分校和项目名称。

单击【确定】后，得到去重后的结果。

第二种：条件格式标记法

条件格式标记法，就是借助于条件格式来标记重复值。

例如，有以下重复值，需要标记出重复值。

全选数据区域，选择菜单【开始】-【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【重复值】，如下图所示。

在弹出的窗口中，还可以设置标记重复值还是唯一值，并设置标记格式，单击【确定】，得到标记结果。

第三种：公式标记法

利用公式countifs可以对数据区域中重复值的重复次数进行标记，如下图所示。

6、筛选

前面已经讲过，通过快捷键Ctrl+Shift+L可以快速调出普通筛选，Excel还有一种筛选，叫作高级筛选。

例如，有以下数据源。

需要把 《 分校包含“广州”》或者 《 二级项目为“幼儿园”》的数据都提取出来，且只要如下图所示四个字段的数据。

这个问题可以用Excel中的高级筛选搞定。

第一步：建立筛选条件区域和结果区域，如下图所示。

Excel中星号表示通配符，*广州*表示包括广州，幼儿园放在下一行表示这两个条件是“或”的关系。

第二步：菜单【数据】-【高级】，如下图所示。

选择【高级】后，弹出【高级筛选】对话框。

第三步：在【高级筛选】对话框中做如下选择。

• 选择“将筛选结果复制到其他位置”；
• 列表区域：选择数据源；
• 条件区域：选择第一步中创建的条件区域；
• 复制到：选择结果区域，即四列，多少行无所谓。

如下图所示。

单击【确定】按钮后，会有一个提示，单击【是】按钮即可。

最后，得到如下图所示的筛选结果。

7、自定义名称

自定义名称，其实就是将常用的数据区域定义为一个名称，方便公式中引用这个数据区域。

例如，根据以下用户编码在数据源中查找对应的用户信息，如注册时间、年龄、性别等。

数据源如下。

经常用Excel的朋友知道，这种问题一般用vlookup查找，第二个参数需要去选择数据源区域。

此时，我们可以将数据源区域定义为一个名称，即所谓的自定义名称。

菜单【公式】-【定义名称】，如下图所示。

输入名称，引用位置去选择引用的数据区域，单击【确定】按钮。

最后，用vlookup去查询，公式如下。

注意：引用自定义名称的格式为工作簿名称+后缀名+自定义名称。

所以，如果需要高频率地引用某个数据区域，可以将这个数据区域定义为一个名称，方便引用。

8、分组分级显示

当一个表格包含多个维度的数据时，为了方便查看总体的情况，可以设置分组分级显示，效果如下图所示。

那么，如何设置分组分级显示呢？

选中需要分组的列，菜单选择【数据】-【组合】即可。

9、序列填充

序列填充，就是通过鼠标拖动的方式生成一个序列，可以数字序列、日期序列等。

例如，在一个单元格中输入数字1，当光标变成黑色十字的时候，向下拖动，自动填充选项改成“填充序列”，即可生成一个数字序列。

日期也有同样的用法，而且可以选择以月填充或以年填充等。

10、定位操作

定位是指通过Excel中的“定位条件”快速找到符合某个条件的单元格。

例如，在以下数据区域中，通过定位操作可以快速选择空白的单元格。

全选数据区域，通过快捷键Ctrl+G可以调出定位对话框。

单击【定位条件】按钮，选择“空值”，如下图所示。

单击【确定】按钮，即可选中数据区域中的所有空白单元格。

从定位条件中可以看到，还可以定位常量、公式等，定位操作在制作工资条中经常使用。