会议物流的详细事务流程首要包含以下三大环节：
一、指定物流服务商
依照世界惯例，一般大型展会，其组委会都要指定物流服务商。物流服务商依据组委会供给的信息与参展商联络，洽谈详细物流服务需求。在这一阶段，参展商业可以与会议主办方进行交流，自己选择物流服务商。
在实践会议活动过程中，展品的物流组织方式首要有：参展商自行担任展品运送；参展商自选物流服务商进行展品运送；展会主办方指定会议物流服务商经过邮递或快递等方法。
值得指出的是，在展会操作中，参展方运用会议主办方指定的物流服务商作用最好。因为在一般状况下，由会议主办方指定的物流服务商大多是一些有会议物流经历、归纳实力较强、知名度较高，可以全权署理展会的国内、世界展品物流服务的大型物流企业。与这样的物流供货商协作，服务质量、安全性有必定的确保，可省去参展商的许多后顾之虑。假如企业自己联络物流服务商，最好找正规的企业。不然，将会议物流事务交予短少经历的物流公司不免会有一些意外产生，形成不必要的丢失。
二、物流服务计划的规划与完善
承当会议物流事务的物流服务商依据参展商的要求规划物流服务计划，包含了解展品的运送、保管、布展及收回等内容，假如是世界性会议还需求触及世界稳妥、报关等服务。在这一阶段中，物流服务商需求与参展商充沛交流，才干确保计划契合参展商的需求。
一般来说，海外参展商一般有一些世界性的运送公司署理。世界展览运送协会认为，展会物流署理作业首要有6个方面。
1.联络。
2.展会前与客户联络，应清晰根本的运送要求。如单证文件、截止日期等。 3.处理单证文件以及现场署理。 4.规划最佳运送方法和道路。 5.供给现场支撑。 6.展后处理、回运等。
三、物流服务计划的施行
依据会议主办方的展会日程组织，物流服务商依据计划进行展品提货、运送、保管等物流作业，活动过程中要与会议主办方及时交流。交给展品后，要由参展商进行承认，待展览完毕后当即发动下一轮物流或展品回程运送。优异的物流服务商，还可认为参展商供给布展、展览办理、展品收回处理等一揽子增值服务。
关于参展商而言，在展品运送阶段要与物流署理商紧密联络，并留意掌握好一下几个阶段。
1. 仔细选择物流商
在确认参展之后，参展商要赶快确认展品物流服务供货商。确认物流商后，两边会签定一份展品运送的协议。协议首要内容有：物流公司及展馆的通信地址、联络方法和联络人、接货时刻组织、运送方法、到达站、发货单位、展会称号、件数、分量、体积、稳妥价值等。
2. 紧密联络物流商
在于物流商的联络中，最好运用书面以及传真方式，以便依据文件内容进行核对。依照世界惯例，参展货品一般是在间隔开幕前两天运到，坚持亲近交流是为了避免展品在运送过程中出现意外状况。
3. 敏捷有序发展场
因为展会周期相对较短的特色，往往展前展品进馆的时刻组织很紧，所以，参展商应该遵从物流署理商的统筹组织，尽可能地争夺布展时刻，做到和谐、安全、快速、有序。
4. 妥善处理参展品
展会完毕后，参展商应与所托付的物流署理商提早交流，商定好撤展及展品回运事宜。
